2013

AGE : proposition de modification de statuts

Proposition de modification des statuts de la coopérative soumis au vote des coopérateurs

Article 1

A l’article 18, après la phrase « Une indivision nommée au Conseil de surveillance est représentée par l’un de ses membres. » est inséré le paragraphe : « Sont élus les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix des membres présents ou représentés, jusqu’à ce que tous les postes disponibles aient été pourvus. Un minimum de 20 % des voix exprimées (incluant les bulletins blancs mais excluant les bulletins nuls) est nécessaire pour que le candidat puisse être élu.
Lors de l’élection les sociétaires sont invités à choisir parmi les candidats un nombre de personnes égal ou supérieur au nombre de postes à pourvoir (ou au nombre de candidats si celui-ci est inférieur au nombre de postes). »

Article 2

A l’article 21, la phrase « En cas de vacance par décès ou par démission d’un ou plusieurs sièges au Conseil de surveillance, le Conseil de Surveillance peut, entre deux assemblées générales, procéder à des nominations à titre provisoire. » est remplacée par « En cas de vacance par décès ou par démission d’un ou plusieurs sièges au Conseil de surveillance, ou si suite à une assemblée générale restent vacants au moins un tiers des sièges, le Conseil de Surveillance peut, entre deux assemblées générales, procéder à des nominations à titre provisoire. »

Convocations

Les sociétaires d’Ouvaton ont été informés le 4 février, via le bulletin de la Coop, que l’assemblée générale annuelle se tiendrait le 4 mai 2013.

Cette échéance a été rappelée le 17 mars lors d’un appel à candidatures.

La première convocation a été envoyée le 12 avril 2013.

La seconde convocation a été envoyée le 26 avril 2013.

Rapports

Appel à candidatures au Conseil de Surveillance

Assemblée Générale : candidatures au Conseil de Surveillance

Nous tiendrons notre Assemblée Générale annuelle le samedi 4 mai 2013 à Paris.

À l’occasion de cette AG, il faudra pourvoir 4 postes au Conseil de Surveillance de la coopérative.

Statutairement le « CS » a un rôle important de contrôle des activités de la coopérative et du Directoire, mais nous souhaitons tous qu’il soit aussi force de proposition et d’animation pour la coopérative.

Les sociétaires qui souhaiteraient se porter candidat/es sont invité/es à le faire (avant le 8 avril au plus tard) en adressant un message et en joignant un texte de présentation de cette candidature (5 000 signes maximum).

N’hésitez pas à prendre contact avec l’équipe actuelle pour obtenir des précisions, en écrivant à l’adresse candidatures@support.ouvaton.coop

Nota : Pour des raisons de quorum, une première AG sera convoquée quelques jours auparavant, mais la rencontre effective est bien prévue le 4 mai.

Vous remerciant par avance,

Coopérativement,
L’équipe d’administration d’Ouvaton

Les candidatures

Documents comptables

Procès verbaux

AG de désignation du Commissaire aux Comptes

Le Commissaire aux Comptes, qui doit obligatoirement accompagner notre société coopérative, est nommé pour 6 années. Nous arrivons à l’échéance, puisque la précédente désignation remonte à 2007.

M. M., du cabinet IN EXTENSO Audit, a été jusqu’à présent notre Commissaire aux Comptes. Le Conseil de Surveillance et le Directoire souhaitent lui confier à nouveau cette mission pour les 6 années à venir.

Une telle décision relève de l’Assemblée Générale de la société. Comme le sujet ne présente pas de difficulté et d’importance particulière, nous avons pensé que c’était une bonne occasion de faire une première expérience de recours à un vote en ligne, comme l’AG du 4 mai 2013 nous y a autorisés.

Résolutions

Présentation :

La mission du Commissaire aux Comptes consiste à auditer les comptes annuels et les comptes consolidés, ainsi qu’à vérifier les documents et rapports établis par la société, en faisant les vérifications prévues par la loi.

Cette mission a été assurée par M. M., du cabinet IN EXTENSO Audit, pendant les six années passées.

Il nous propose de remplir à nouveau cette mission pour une période de 6 ans, évaluant le budget temps total à 28 heures / année, pour des honoraires qui s’élèveraient à 3 300 euros hors taxes (à quoi s’ajouteraient les frais éventuels).

Les relations passées entre le cabinet IN EXTENSO Audit et la coopérative OUVATON ayant été jugées satisfaisantes, le Conseil de Surveillance et le Directoire proposent de confier à IN EXTENSO Audit, en la personne de M. M., la mission dont il a eu la charge jusqu’à présent pour six prochaines années.

Résolution n°1 :

L’Assemblée Générale, après avoir constaté l’expiration du mandat de la société In Extenso Audit, commissaire aux comptes titulaire, décide de renouveler le mandat pour une durée de 6 exercices, soit jusqu’à l’issue de l’Assemblée qui statuera sur les comptes de l’exercice clos le 31 décembre 2018.

Résolution n°2 :

L’Assemblée Générale donne tous pouvoirs au porteur d’un original du procès-verbal de cette Assemblée signé par le président du Conseil de surveillance ou par le secrétaire de l’Assemblée pour effectuer les formalités nécessaires.

Convocation à l’AG

Cher Coopérateur/Chère Coopératrice,

Nous avons le plaisir de vous indiquer que les coopérateurs et coopératrices de la société OUVATON sont convoqués en assemblée générale ordinaire le vendredi 28 juin 2013 à 21h à Locmaria 56520 Guidel, afin de délibérer sur l’ordre du jour suivant :

• Renouvellement du mandat du Commissaire aux Comptes
• Pouvoirs pour formalités

Conformément à la possibilité ouverte par la résolution n°5 adoptée par l’Assemblée Générale du 4 mai 2013, le vote sur les résolutions s’effectuera par scrutin électronique sécurisé (voir modalités plus bas).

Dans l’hypothèse où le quorum ne serait pas atteint suite à cette première convocation, une deuxième assemblée serait convoquée le vendredi 5 juillet 2013 à 21h à Locmaria 56520 Guidel. Les votes émis avant le 28 juin 2013 à 21h resteront valables pour l’éventuelle assemblée de seconde convocation.

Nous vous rappelons que le droit de participer à l’assemblée est subordonné à l’inscription de titres sur le registre des parts sociales de la coopérative au jour de l’Assemblée Générale. La présentation et le texte des résolutions sont disponibles sur le site de la Coopérative (http://ouvaton.coop/Les-resolutions). Ils peuvent être discutées sur les forums Ouvaton.

Le formulaire de vote en ligne de notre Assemblée Générale est
disponible sur http://ouvaton.poll-o.fr/renouvellement-de-mandat-du-commissaire-aux-comptes/.
Voici les instructions pour voter :

Quand elles vous seront demandées saisissez les informations suivantes :

Courriel : xxxxxxxx
Code d’accès : xxxxxxxxx

Le processus se déroule en 4 étapes :

D’abord vous devez vous identifier en utilisant le code d’accès donné ci-dessus.

Ensuite vous devez compléter le questionnaire avec vos choix.

Dans la troisième étape votre choix sera affiché, et il vous sera demandé confirmation, ou de retourner à l’étape précédente.

Enfin, après avoir confirmé votre choix, un identifiant unique vous sera donné, qui vous permettra de vérifier que votre réponse a été correctement comptée. Pour assurer l’anonymat, aucun lien ne sera conservé entre ce code et vos identifiants d’accès, gardez donc précieusement ce code. Une fois que vous avez donné une réponse vous ne pourrez plus le faire à nouveau.

Merci par avance pour votre participation à cette première expérience de vote électronique sécurisé dont nous ne manquerons pas de faire le bilan.

Cordialement,
Le Président du Directoire

Ouvaton
Coopérative SA à directoire et conseil de surveillance à capital variable
Siège Social 16 bis rue d’Odessa 75014 PARIS
R.C.S. Paris 438 168 718

2nde convocation

Cher Coopérateur/Chère Coopératrice,

Suite au constat d’absence de quorum lors de l’Assemblée Générale convoquée le 28 juin 2013, nous avons le plaisir de vous indiquer que les coopérateurs et coopératrices de la société OUVATON sont convoqués en assemblée générale ordinaire le vendredi 5 juillet 2013 à 21h à Locmaria 56520 Guidel, afin de délibérer sur l’ordre du jour suivant :

• Renouvellement du mandat du Commissaire aux Comptes
• Pouvoirs pour formalités

Conformément à la possibilité ouverte par la résolution n°5 adoptée par l’Assemblée Générale du 4 mai 2013, le vote sur les résolutions s’effectuera par scrutin électronique sécurisé (voir modalités plus bas).

Les votes doivent donc être émis avant le 5 juillet à 21h.
(Les votes émis suite à la première convocation restent valables. Il n’est pas nécessaire de revoter.)

Nous vous rappelons que le droit de participer à l’assemblée est subordonné à l’inscription de titres sur le registre des parts sociales de la coopérative au jour de l’Assemblée Générale. La présentation et le texte des résolutions sont disponibles sur le site de la Coopérative (http://ouvaton.coop/Les-resolutions). Ils peuvent être discutées sur les forums Ouvaton.

Le formulaire de vote en ligne de notre Assemblée Générale est disponible sur https://ouvaton.poll-o.fr/

Voici les instructions pour voter :

Quand elles vous seront demandées saisissez les informations suivantes :

Courriel : xxxxxxxxxxxxxxx
Code d’accès : xxxxxxxxxxxxxxx

Vous avez dû recevoir ces informations par courriel lors de la première convocation. Si besoin vous pouvez demander la génération d’un nouveau code d’accès sur https://ouvaton.poll-o.fr/

Le processus se déroule en 4 étapes :

D’abord vous devez vous identifier en utilisant le code d’accès donné ci-dessus.

Ensuite vous devez compléter le questionnaire avec vos choix.

Dans la troisième étape votre choix sera affiché, et il vous sera demandé confirmation, ou de retourner à l’étape précédente.

Enfin, après avoir confirmé votre choix, un identifiant unique vous sera donné, qui vous permettra de vérifier que votre réponse a été correctement comptée. Pour assurer l’anonymat, aucun lien ne sera conservé entre ce code et vos identifiants d’accès, gardez donc précieusement ce code. Une fois que vous avez donné une réponse vous ne pourrez plus le faire à nouveau.

Merci par avance pour votre participation à cette première expérience de vote électronique sécurisé dont nous ne manquerons pas de faire le bilan.

Cordialement, Le Président du Directoire

Ouvaton Coopérative SA à directoire et conseil de surveillance à capital variable Siège Social 16 bis rue d’Odessa 75014 PARIS R.C.S. Paris 438 168 718

Procès verbaux