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Réunion physique du vendredi 26 janvier 2018

Compte rendu de la réunion du groupe Projets du 26 janvier 2018.

Présents : Philippe Ladame, Antoine Chevrier, Christian Weber, Matthieu Patout, Gurvan Rottier-Ripoche, Claire Rouchouse, Francois Delalleau
Excusés : Matthieu Moulin

Cette réunion s’est déroulée le 26 janvier 2018 à la mairie du 2ème arrondissement de Paris, qui a gracieusement mis à notre disposition une salle.

Les échanges ont commencé vers 10h par l’état du groupe Projets, et en particulier l’absence de réunion à distance (à l’aide de Mumble) depuis plusieurs mois. Il est décidé de revenir sur le jour et l’heure habituellement fixés, un vendredi soir par mois à 20h, pour mettre en place un Framadate environ 1 semaine avant chaque réunion et déterminer la meilleure date par ce biais.
L’existence du groupe Projets sera rappelée aux coopérateurs via un prochain Échos de la Coop, et la prochaine réunion à distance devrait se tenir fin février.

Il a été également évoquée la difficulté à suivre l’évolution en cas d’absence lors d’une réunion. Nous allons tâcher de réaliser un compte rendu après chaque réunion, et de plus clairement établir qui se charge de quoi à l’avenir. Le forum d’Ouvaton accueillera une sous-catégorie dédiée au groupe Projets, éventuellement divisée par chantiers en cours pour faciliter les échanges et le suivi des avancements.

Concernant l’ouverture du code source des logiciels utilisés par Ouvaton, Gurvan s’inquiète vis à vis des potentielles failles de sécurité qui seront ainsi exposées. Nous devrions envisager un audit du code (en interne ou en externe) pour préalablement nous assurer de sa solidité. Nous devons également nous pencher rapidement sur le chiffrement des données de la base SQL d’Ouvadmin, en particulier le chiffrement des mots de passe des utilisateurs.
La RGPD qui sera applicable à compter du 25 mai 2018, nous impose d’être plus exigeants concernant nos politiques de sécurité et de conservation des données des utilisateurs. Une fois ces problèmes réglés, nous pourrons publier le code source.
La licence et le site de dépôt restent à déterminer.

Nous avons ensuite longuement évoqué l’état de la platefome technique.
Concernant les modifications en cours, PHP 7 sera disponible la première semaine de février 2018, la fin de la mise à jour de Sympa (v6.0.1 → v 6.2.x) est planifiée pour la mi-février et enfin l’antispam sur le sortant, probablement basé sur Rspam, devrait être en place pour la fin février. Nous en aurons alors terminé avec les gros chantiers techniques qui nous occupent depuis de longs mois.

Ensuite, toujours sur la plateforme, il est rappelé qu’en l’état Ouvadmin est plus un front-end de Plesk que le véritable logiciel qui orchestre la plateforme, et également que Mailcleaner, notre nouvelle antispam sur l’entrant, n’est pas installé sur notre plateforme mais sur celle de notre infogérant, et qu’il n’est pas possible actuellement de le basculer sur notre plateforme en raison de son manque de capacité. C’est également le cas pour d’autres services, comme le calcul des statistiques.

Puis nous abordons l’avenir d’Ouvadmin, et l’éventualité de mettre en place une nouvelle architecture pour la plateforme dans les années à venir.
Il s’agit de ne plus utiliser ni Ouvadmin ni Plesk, mais de se baser sur des logiciels existants et/ou à développer, pour orchestrer la plateforme. Nous allons réfléchir dans les semaines qui viennent à l’architecture des logiciels à utiliser.
Nous pourrions contacter les CHATONS pour savoir comment certains d’entre eux sont organisés au niveau technique, et s’il serait envisageable de mutualiser nos compétences pour ce projet d’envergure.

Enfin nous avons décidé pour les mots de passe d’imposer l’usage d’au moins une minuscule, une majuscule, un chiffre et d’un caractère spécial parmi : - _ @ ! : . # * pour la composition des mots de passe. Ces derniers feront entre 8 et 14 caractères.
Nous devrions dans la mesure du possible identifier les comptes utilisant des mots de passe trop faibles, et demander aux coopérateurs concernés de changer leurs mots de passe dès que possible. Nous pourrions à plus long terme imposer un changement de mot de passe pour éliminer ceux trop faibles.

Pour la refonte du site d’Ouvaton, il nous semble essentiel de commencer par un défrichage important du contenu existant, pour supprimer celui obsolète ou plus d’actualité, et mettre à jour celui encore pertinent.
Le plan du site est une bonne base de travail pour établir une nouvelle arborescence plus claire, qui présenterait mieux les informations essentielles sur la Coopérative pour les nouveaux venus.
Pour la partie technique de cette refonte, il ne semble pas nécessaire de changer de CMS dans l’immédiat, ni de nécessairement reconstruire un nouvel aspect visuel. Une transition légère de l’existant vers une apparence plus moderne devrait suffire. La suppression des dépendances vers Google ou autres devrait être réalisée. Il est également évoqué une éventuelle dissociation du site de la Coopérative et du site d’aide aux coopérateurs.

En ce qui concerne la communication interne Directoire-CS, l’usage des listes Sympa est plutôt satisfaisant, mais de nouvelles propositions d’outils sont bienvenues si nécessaire. La liste CS-Dir est conservée pour les échanges statutaires, et la liste Projets sera privilégiée pour les autres échanges.

Pour la communication ente l’équipe d’Ouvaton et les coopérateurs, le forum semble trouver son public. Il est de plus en plus utilisé comme alternative au ticket d’assistance par les coopérateurs.
Il est décidé de mettre en place un questionnaire à destination des coopérateurs. Il s’agit de connaître un peu mieux ces derniers, et de savoir ce qu’ils pensent d’Ouvaton, de la qualité et de la facilité d’utilisation de nos services.
Ce questionnaire sera proposé à chaque utilisateur d’Ouvaton via une invitation dans Ouvadmin. Si les réponses sont trop rares, un mail sera envoyé à chacun, mais après notre AG 2018 pour ne pas surcharger de mails les coopérateurs qui vont recevoir plusieurs mails pour participer au vote en ligne de notre AG 2018.
Il est également question de mettre en place un formulaire à destination des utilisateurs qui ferment leur compte, pour en apprendre plus sur les raisons de leur départ.

Pour la communication externe d’Ouvaton, plusieurs pistes sont évoquées : participer à des événements liés à l’Économie Sociale et Solidaire, proposer un article sur Ouvaton à certains sites (developpez.com) ou médias (Radio France), participer à des événements liées au Logiciel Libre (l’espace interactif de la Fête de l’Humanité), contacter des unions de SCOP et des collectivités locales pour nous faire connaître et présenter nos services.
Une plaquette doit être créée pour faciliter la communication, et nous devrions aussi mettre plus clairement sur le site d’Ouvaton certaines statistiques de notre plateforme, en particulier le taux de disponibilité.

Enfin, nous devons avancer sur le projet de changement de statut d’Ouvaton (SA → SAS). Nous allons contacter notre comptable pour obtenir plus d’informations sur la procédure à suivre, et également voir si nous pouvons obtenir une assistance juridique.
Le contrat nous liant à notre Commissaire aux Comptes se termine lors de notre AG 2019. Il s’agit donc d’une date butoir pour ce projet.
Il est aussi indispensable de mettre à jour notre Kbis pour avancer sur ce point, et donc d’obtenir tous les documents nécessaires, ce qui pose problème actuellement. Une relance à tous les membres du CS sera réalisée, associé à un tableau d’avancement de l’opération pour y voir clair et prendre les dispositions nécessaires si besoin.

La réunion se termine peu avant 17h, après avoir discuté du logiciel Yunohost et de l’auto-hébergement, puis de Dolibarr, et de la possibilité d’installer une instance multi-compte pour en proposer l’usage. Cela implique probablement de revoir notre système de facturation si nous ajoutons ce type de services à notre offre.