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Réunion du vendredi 10 juillet 2015, 20h

*Réunion du vendredi 10 juillet 2015, 20h

Présents : Raphael, Philippe, Matthieu, Claire, Gurvan, Christiane, Bernard, Ayadi
Excusés : Thomas, Pascal, et Boniface

Au programme :
20h : Tour de table et présentation des présents : 30s par personne. Qui prend des notes ? Qui surveille l’horloge ? 10mn

20h10 : Présentation de la méthode de suivi par projet + comment on fonctionne : 5mn
Nécessité d’identifier les projets importants.
- un responsable par projet, et si possible par sous-tache
- une fiche d’objectif précise
- calendrier
Le conseil de surveillance fait le point chaque mois. Chacun peut alerter en cas de dysfonctionnement ou de retard.
Projet 3 : un gros projet !

20h15 : Update des 4 projets actifs :
Projet 1 : suivi sur la mise à jour technique de la plate-forme : 5mn
Pilotes : Philippe, Gurvan
Problèmes :
problème des statistiques
calcul des volumes, pour la facturation
desactivation des services des comptes inactifs
Mettre à jour Sympa (service de listes) : compliqué : plutot installer une nouvelle machine

Calendrier :
Volumes : mi-juillet
Le reste : fin juillet

Projet 2 : organisation : 5mn
1 - propositions d’organisation : Raphael
silence vaut accord : délai de réponse 5j
fonctionnement par gestion de projet : pour toute nouvelle proposition, identifier une personne qui la prend en charge, fiche projet, validation par directoire + CS
appel à la participation des coopérateurs (Echos de la Coop) : lister les projets, et les compétences disponibles. Trouver un responsable animation coopérateurs

2 - rédiger un tableau de suivi du CS : Raphael
dépenses (factures + réglements) : tous les 6 mois
recettes : tous les mois
suivi projets : tous les 3 mois
stratégie d’ouvaton : 1 fois par an : Thomas, Raphael

Projet 3 : augmenter le nombre d’utilisateurs : 15mn
> qui veut etre pilote ?
Actions proposées :
0 - stratégie de communication : objectifs, moyens, suivi de mise en oeuvre > Ayadi
1 - Utilisation de réseaux sociaux (Facebook, Framasphère, etc.) > Philippe et Matthieu
2 - Rédaction d’un texte aux volontaires à renforcer Ouvaton > Philippe, Ayadi
3 - relooking site internet et ouvadmin sur squelette SPIP > trouver graphiste et développeur
4 - newsletter Echos de la Coop (interne / externe), lien en homepage
5 - enquête coopérateurs > Raphael
6 - production de contenus visuels > Christiane + amis Ayadi

Projet 4 : vente de noms de domaines : 5mn
> pilote : Matthieu
1 - Préparation d’une phase de test du module d’acquisition de domaines
Problème de facturation : fin juillet, test aout. Claire, Philippe, Matthieu,
Documentation à faire : Christiane
2 - Plan de communication pour le lancement à partir de septembre

20h45 : Debriefing : 5mn
Prochaine réunion "projets" : vendredi 14 aout ?
20h50 : Fin de la réunion